紙カルテの保管・保存に関する4つのポイント

■ 紙カルテの保管・保存に関する4つのポイント

病院やクリニックにとって、紙カルテの保管・保存は大きな課題でございます。 限られたスペースにカルテ棚を設置しても増え続ける紙カルテに追いつかずあふれかえる状況になり、本来最優先される診察スペースの確保にも苦労する場合がございます。 建物のリフォームや専用収納庫の建設、外部業者にへの委託、電子化など思案されている事と思われます。 ここでは紙カルテの保管・保存に関する4つのポイントをご案内させて頂きます。

●ポイント1　　カルテの保管方法・保存方法

一番オーソドックスな保管方法・保存方法は、建物内のカルテ庫等のスペースで紙カルテを保管・保存する。 または敷地内に専用の収納庫（物置）建設や、空きスペースを活用して紙カルテを保管・保存する事と思われます。 患者様から要求があればいつでも開示できるように、身近にカルテを置いておくこともできるという点でも有効です。 ただし紙カルテの安全な保管管理に適した収納庫である事や空調などの物理環境は必須で、火災・災害・セキュリティ対応は厳格に実施する事が重要でございます。

●ポイント2　　カルテの保存期間

診療記録である紙カルテを含む書類の保管期間はさまざまな法律によって定められており、一般的には次の保管期間となっております。
カルテの保管期間＝5年間保存
カルテ以外の診療に関する諸記録＝3年間保存
保険診療以外の諸記録＝2年間保存
医師法（昭和23年 法律第201号）第24条の定めにより、医師は患者様に診療を行った場合は必ずその記録を取り、それを5年間保存せよと義務付けています。 医師法第24条では「いつから」5年間なのかが規定されていませんが、 保険医療機関及び保険医療養担当規則」の第九条に、 「保険医療機関は、療養の給付の担当に関する帳簿及び書類その他の記録をその完結の日から三年間保存しなければならない。 ただし、患者の診療録にあつては、その完結の日から五年間とする。」と定めております。 上記内容から、カルテは患者様の診療が完結した日から5年間は保存しておかなければならないとされております。

●ポイント3　　カルテの保存・保管から廃棄

カルテはどんどん増えてゆきますので、順番に廃棄していかないと場所がいくらあっても足らない状況となります。 法令に沿ってそれぞれの書類を5年、3年、2年というスパンで廃棄する必要がございます。 廃棄に際し注意したい点として、日本医師会の「医師の職業倫理指針 第3版」ではカルテを永久保存することを推奨しております。 廃棄する事により様々な問題の発生が想定されるため、基準を定めてておく必要がございます。 保存期間経過後のカルテを廃棄する方法としては、溶解、粉砕（シュレッダー）、焼却などがございます。 外部委託する場合は個人情報の処理となりますので、契約時に約款等十分な確認が必要です。

●ポイント4　　外部サービスへの委託

紙カルテの保管方法として、セキュリティとコストを考慮した場合、外部サービスに委託する事も有効でございます。 平成14年厚生労働省医政局長、保険局長連名通知「診療録等の保存を行う場所について」で外部保存への指針が示され、各業者が業務委託を受けられるようになりました。 ただしカルテの外部保存は、診療録等の保存の義務を有する病院、診療所等の責任において行うこととされております。 事故発生時の責任所在を明確にしておく必要がございますので、委託先の選定を厳格に行う必要がございます。

電子カルテへの移行準備としても、現在の紙カルテの整理は必要となります。 カルテの保管・保存方法としては定期的に整理・廃棄を行う事が肝心でございますが、法令に沿う必要がございますので、院内でのルールを明確に定めておくことが重要でございます。

ターミナルデジット方式（100区分）に対応するスチール製カルテ収納庫でございます。 棚1段で厚さ1mmのカルテフォルダーを800枚収納可能、本体1台で厚さ1mmのカルテフォルダーを4,800枚収納可能でございます。 カルテ整理見直しとして、収納及び検索効率に優れた本製品を推奨させて頂きます。

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