病院・クリニック向けの3つのカルテ整理方法とフォルダー選びのポイント

■ 病院・クリニック向けの3つのカルテ整理方法とフォルダー選びのポイント

病院・クリニックで使用されるカルテは日を追うごとに増え、患者数が増えれば増える程、保管や整理に苦慮します。 カルテを保管するスペースが限られる中で効率的に整理し、かつ要求があればいつでも開示できるように対応する必要もございます。 ここでは病院・クリニック向けの3つのカルテ整理方法とフォルダー選びのポイントをご案内させて頂きます。

●おすすめの整理方法1　　ミドルデジット方式

ミドルデジット方式とは、カラーナンバー見出し紙の色の組み合わせを参考にカルテを整理する方法です。 ナンバーラベルとミドルデジット用の見出し用紙を使用し下2桁目と3桁目が同じ数字のカルテをグループにしていきます。 番号順に並べることで、色の組み合わせと下1桁の数字でカルテの場所が見つかりやすくなります。 カルテ番号順なのでレセコンとの連動が可能です。

●おすすめの整理方法2　　ターミナルデジット方式

ターミナルデジット方式もミドルデジット方式と同じく、ナンバーラベルと見出し用紙を使用し色の組み合わせで見分けられるようにする整理方法です。 ターミナルデジット方式の場合は、下2桁目と下1桁目の色の組み合わせで分けます。 10,000冊を超える場合・ファイル冊数が多い場合・桁数が多い場合・飛び番号がある場合などのファイル管理に適したシステムです。 アクティブ・アンアクティブの仕分けを行い、使用頻度の多いカルテの保管棚をすっきりさせたいという場合に便利な方法です。

●おすすめの整理方法3　　氏名カラー方式（アイウエオ50音整理）

氏名カラー方式（アイウエオ50音整理）とは、ローマ字化した氏名をカラーコードに割り当てて、整理する方法です。 名前をカラーコード化し、左から順に並べます。 下2桁が同じカルテを番号の小さい順に左から並べます。 氏名を記入するので、ダブルチェックができます。 背表紙の色で50音の分類ができるので、患者様のお名前から、目的のカルテファイルを一目で探し出せます。

●ポイント4　　カルテフォルダー選びのポイント

カルテフォルダーの効果的な使い方はインデックスにラベルをつけて、案件ごとにカルテを明確に分類することです。 ラベルをつけると都度フォルダーを開かなくてもカルテの内容を一目で把握できます。 あらかじめ収納位置を指定しておけば、必要なカルテフォルダーの管理場所がわからないといった事態を招く心配もありません。 カルテフォルダーは患者によっては使用頻度が高くなるため、使い勝手の良さと耐久性が求められます。 名刺ポケット付きファイル・見開きタイプのクリアファイル・インデックス付きクリアファイル等が使用されます。 カルテフォルダーは誰でも簡単に内容を閲覧できてしまうため、外部にカルテの情報が漏洩したり、情報を不正利用されたりといったリスクもあります。 管理者を制限したり、保管専用のルームを設けたりといったセキュリティ対策を取る事も重要でございます。

患者数が増えてもカルテを見つけやすくするための対策として、カルテフォルダーは常に整理しておく必要がございます。 同時にカルテには多くの個人情報が記載されているため、情報が漏洩しないよう厳重管理が求められます。 クリニックの種類に合う整理方法と、フォルダー選び、管理方法のルール付が重要でございます。

ターミナルデジット方式（100区分）に対応するスチール製カルテ収納庫でございます。 棚1段で厚さ1mmのカルテフォルダーを800枚収納可能、本体1台で厚さ1mmのカルテフォルダーを4,800枚収納可能でございます。 カルテ整理見直しとして、収納及び検索効率に優れた本製品を推奨させて頂きます。

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